Zwischen Vollzugang und PDF-Ordner
Heute bekommen Prüfer entweder ein vollwertiges Benutzerkonto oder ein Verzeichnis mit PDF. Das Konto gibt zu viel, das Verzeichnis gibt die Nachweise endgültig aus der Hand. Der Prüferarbeitsraum ist der Weg dazwischen: ein Zugang mit Anfang, hartem Ende und namentlich bekanntem Prüfer, ohne Benutzerkonto und ohne Schreibrechte. Der Prüfer öffnet einen Link, der nirgends in der Oberfläche angezeigt wird, und erhält einen sechsstelligen Einmalcode an die hinterlegte Adresse. Der Raum zeigt einen eingefrorenen Prüfstand mit den freigegebenen Bereichen, eine Anforderungsliste mit Unterlagen und Rückfragen, und am Ende ein versiegeltes Übergabeprotokoll.
Der Zugang hat ein hartes Ende. Fristende oder Widerruf schließen den Raum sofort, und jeder Aufruf, auch der abgewiesene, steht im Protokoll. Der Prüfer sieht Inhalte erst, wenn der Umfang festgelegt ist, und nur die Bereiche, die freigegeben wurden.
Beim Anhängen einer Unterlage entscheiden Sie je Dokument, ob der Prüfer nur Seitenbilder mit Wasserzeichen sieht oder die Originaldatei herunterladen darf. Die Vorgabe ist das Seitenbild. So bleibt der Nachweis im Haus, und die Einsicht ist trotzdem vollständig.
Was der Prüfer sehen will, steht als Liste, angelegt oder als CSV importiert. Je Anforderung hängen DMS-Dokumente, freigegebene Bereiche oder eine Begründung, warum es keine Unterlage gibt. Der Prüfer nimmt an oder fordert nach; Rückfragen erreichen den Verantwortlichen, interne Notizen bleiben intern.
Der Prüfer sieht genau das, was zur Prüfung gehört, genau so lange, wie die Prüfung dauert, und Sie können jeden Blick belegen.
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