Bestätigung je Fassung
Jede Bestätigung gilt einer bestimmten Fassung und trägt deren Prüfsumme, auf Wunsch mit Unterschrift. Eine neue Fassung verlangt eine neue Bestätigung.
Datenschutz & DSGVO
Kenntnisnahme
Nachweisen, wer welche Fassung einer Richtlinie oder Anweisung zur Kenntnis genommen hat
Eine Richtlinie wirkt erst, wenn die Beschäftigten sie kennen, und im Audit zählt der Nachweis dafür. Eine Rundmail beweist nur, dass etwas verschickt wurde. Die Kenntnisnahme hält fest, wer welche Fassung bestätigt hat. Wird ein Dokument neu freigegeben, beginnt die Frist für die neue Fassung, und wer noch offen ist, wird erinnert und nach Fristende eskaliert.
ISO/IEC 27001 7.3ISO/IEC 27001 A.5.1BSI IT-Grundschutz ISMS.1
Funktionen
Ihre Vorteile
Erinnern statt hinterherlaufen
Vor Fristende erinnert das Modul, nach Fristende eskaliert es an Vorgesetzte und Verantwortliche. Abwesende bekommen eine befristete Ausnahme.
Quote für das Audit
Der Bericht zeigt die Quote je Dokument und Fassung und lässt sich als CSV exportieren.
Funktionsumfang
Alle Fähigkeiten im Überblick
- Verteiler aus Benutzern, Personengruppen und Teams
- Frist ab Veröffentlichung der Fassung
- Bestätigung je Fassung mit Prüfsumme, optional mit Unterschrift
- Erinnerung vor Fristende
- Eskalation an Vorgesetzte und Verantwortliche
- Befristete Ausnahmen bei Abwesenheit
- Bericht mit Quote und CSV-Export
- Angebunden an die Dokumentenlenkung im DMS
Ergebnis
Auf die Frage, wer die aktuelle Fassung kennt, gibt es eine Zahl und eine Liste statt einer Rundmail.
Zum Thema
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Kenntnisnahme live erleben
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