Wenn beide Seiten recht haben
Ein Dokument liegt in der E-Akte und im ISMS. Solange sich nur eine Seite ändert, ist der Abgleich einfach. Ändern sich beide, braucht es eine Entscheidung, und die kann kein Werkzeug allgemein treffen.
In vielen Häusern ist die Aktenführung längst entschieden. Die E-Akte ist gesetzt, sie ist an Aufbewahrungsfristen und Verfahrensregeln gebunden, und ein zweites Dokumentenlager daneben will niemand. Gleichzeitig braucht ein ISMS Nachweise: Richtlinien, Protokolle, Belege, die zu Anforderungen gehören und dort auffindbar sein müssen.
Beides gleichzeitig geht nur, wenn dasselbe Dokument an zwei Orten liegt. Und damit beginnt die eigentliche Frage.
Der einfache Fall
Ändert sich nur eine Seite, ist der Abgleich unspektakulär. Neue Fassung in der E-Akte, also wird sie übernommen. Neuer Nachweis in isidaten, also wird er abgelegt. Ordnerpaare werden dafür einmal konfiguriert, und der Rest läuft.
Woher man weiß, dass sich beide geändert haben
Interessant wird es, wenn zwei Personen unabhängig voneinander arbeiten. Damit das überhaupt auffällt, merkt sich der Konnektor nicht den letzten eigenen Stand, sondern den Stand, auf den sich beide Seiten beim letzten Abgleich geeinigt hatten: eine Prüfsumme des Inhalts.
Weicht nur die lokale Prüfsumme davon ab, wurde hier geändert. Weicht nur das Änderungsmerkmal der Gegenseite ab, dort. Weichen beide ab, ist es ein Konflikt. Ohne diesen gemeinsamen Bezugspunkt wäre jede zweite Änderung ein stiller Überschreibvorgang.
Drei Antworten, keine davon allgemein richtig
Für den Konflikt gibt es keine Lösung, die für jedes Haus passt. Deshalb wird sie je Ordnerpaar eingestellt:
- Manuell: Der Abgleich fasst nichts an und markiert den Vorgang als Konflikt. Für Ordner, in denen eine falsche Entscheidung teuer ist.
- Gegenseite gewinnt: Die Fassung aus der E-Akte wird übernommen. Sinnvoll, wenn dort die führende Bearbeitung stattfindet.
- Eigene Seite gewinnt: Der isidaten-Stand wird hochgeladen. Sinnvoll für Ordner, die von hier aus bespielt werden.
Bemerkenswert ist die Zählweise im Code: Ein übernommener Konflikt wird als beides gebucht, als Konflikt und als Übernahme. So bleibt im Protokoll sichtbar, dass hier eine Entscheidung gefallen ist, und nicht nur eine Aktualisierung stattfand.
Was der Abgleich nicht darf
Eine Regel steht über allen anderen: In der E-Akte wird nichts gelöscht. Eine Aussonderung dort ist eine Entscheidung mit Aufbewahrungsfristen im Rücken, kein Nebeneffekt eines Datenabgleichs. Verschwundene Gegenstücke werden deshalb als verwaist markiert, nicht entfernt.
Dazu kommt eine zweite Selbstbeschränkung: Eine Zuordnung ist ein Ordnerpaar, kein Baum. Unterordner werden gezählt, aber nicht betreten. Wer einen mitnehmen will, legt dafür eine eigene Zuordnung an. Das wirkt umständlich, hält aber Konflikte und Löschregeln überschaubar, statt sie über eine unbekannt tiefe Struktur laufen zu lassen.
Die Falle bei versionierenden Ablagen
In Systemen wie der PDV VIS-Suite bekommt ein Dokument mit jeder neuen Fassung eine neue Objekt-Kennung. Wer sich diese merkt, verliert das Dokument beim nächsten Speichern und legt es als vermeintlich neues ein zweites Mal an. Stabil ist stattdessen die Versionsreihe, und genau die wird festgehalten.
Auch beim Fehlerfall gilt eine Regel, die aus dem Betrieb kommt: Ein Fehler an einem einzelnen Dokument beendet den Lauf nicht. Sonst hält ein einziger Problemfall dauerhaft alle anderen auf.
Mehr auf der Seite zum CMIS-Konnektor.
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