Löschen ist ein Prozess, kein Knopf
Die DSGVO verlangt Löschung, Handels- und Steuerrecht verlangen Aufbewahrung, und beides gilt gleichzeitig. Wer da mit dem Bauchgefühl löscht, verletzt garantiert eine der beiden Pflichten. Warum ein Löschkonzept Fristen je Datenart braucht, wann eine Frist überhaupt zu laufen beginnt und wieso der Nachweis der Löschung die halbe Pflicht ist.
„Wir löschen, was wir nicht mehr brauchen." Der Satz klingt vernünftig und ist trotzdem kein Löschkonzept. Denn es gelten zwei Pflichten gleichzeitig: Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck entfällt. Handels- und Steuerrecht verlangen, dieselben Unterlagen sechs, acht oder zehn Jahre aufzubewahren, je nach Dokumentart. Wer nach Bauchgefühl löscht, verletzt zuverlässig eine der beiden Seiten: zu früh gelöscht die Aufbewahrungspflicht, zu spät gelöscht die Speicherbegrenzung.
Das Spannungsfeld löst sich nur je Datenart
Pauschale Antworten scheitern hier, weil die richtige Frist von der Datenart abhängt: Bewerbungsunterlagen haben eine andere als Buchungsbelege, Serverlogs eine andere als Verträge. Genau dafür gibt es die Systematik der Löschklassen, wie sie sich mit der DIN 66398 als Leitlinie etabliert hat: gleichartige Daten bekommen eine gemeinsame Regel aus Frist und Fristbeginn. Und der Fristbeginn ist die unterschätzte Hälfte: Läuft die Frist ab Vertragsende, ab letzter Nutzung oder ab Jahresabschluss? Wer den Startpunkt nicht definiert, hat keine Frist, sondern eine Vermutung.
Der Nachweis ist die halbe Pflicht
Die DSGVO kennt neben der Löschpflicht die Rechenschaftspflicht: Sie müssen zeigen können, dass gelöscht wurde. Der Nachweis muss dabei selbst datensparsam sein, also ein Protokoll über den Löschvorgang, das nicht seinerseits Kopien oder Details des Gelöschten aufbewahrt und die Löschung damit unterlaufen würde. Ein Prüfer fragt nicht nur, ob es ein Konzept gibt. Er fragt, welche Regel wann auf welchen Bestand angewendet wurde und wie mit Ausnahmen umgegangen wird, etwa wenn ein laufendes Verfahren eine Löschung aussetzt. Ohne Protokoll steht an dieser Stelle ein Achselzucken.
Wie isidaten das Löschkonzept betreibt
Das Löschkonzept-Modul bildet genau diese Mechanik ab: Löschregeln je Datenart mit Aufbewahrungsfristen und definiertem Fristbeginn, dazu die Speicherorte, auf die sich eine Regel bezieht. Automatische Löschläufe setzen die Regeln um, manuelle Löschanfragen, etwa aus Betroffenenrechten, laufen über denselben Weg. Jeder Löschvorgang wird revisionssicher protokolliert, und für das Audit entsteht der Löschnachweis, der belegt, dass das Konzept nicht nur auf dem Papier existiert.
Mehr dazu zeigt die Löschkonzept-Modulseite. Wie isidaten insgesamt bei der DSGVO unterstützt, führt die DSGVO-Lösungsseite auf.
Fragen zu dieser Neuerung?
Sprechen Sie mit uns – wir zeigen Ihnen die Funktion gern in einer Demo.