Löschen müssen und nicht dürfen
Die Löschfrist ist abgelaufen, aber ein Verfahren läuft noch. Drei Mechanismen regeln das, und sie werden ständig verwechselt: Die Frist sagt wann, die Versiegelung sagt nicht ändern, die Sperrung sagt nicht löschen.
Ein Dokument erreicht das Ende seiner Aufbewahrungsfrist. Der nächtliche Löschlauf würde es entfernen, so ist es vorgesehen und so verlangt es das Löschkonzept. Nur läuft gerade ein Verfahren, in dem genau dieses Dokument eine Rolle spielt.
Solche Fälle sind der Grund, warum es in einem Dokumentenmanagement nicht einen Schutzmechanismus gibt, sondern drei. Sie werden regelmäßig verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Fragen beantworten.
Drei Fragen, drei Antworten
Die Aufbewahrungsfrist beantwortet: Wie lange muss das Objekt vorgehalten werden? Sie kommt aus der Löschrichtlinie und steht als Ablaufdatum am Objekt. Vorher darf der Löschlauf es gar nicht anfassen.
Die Versiegelung beantwortet: Darf das Objekt noch geändert werden? Ein versiegeltes Objekt ist unveränderlich, jeder Änderungs- und Löschversuch wird abgewiesen.
Die Sperrung beantwortet: Darf das Objekt gelöscht werden? Sie nimmt es von jeder Löschung aus, unabhängig von der Frist. Ändern bleibt möglich.
Die Kurzformel dazu steht so in unserer Dokumentation: Die Frist sagt wann, die Versiegelung sagt nicht ändern, die Sperrung sagt nicht löschen. Die drei schließen einander nicht aus, sie greifen an verschiedenen Stellen.
Wo der Schutz sitzt
Ein Schreibschutz, der im Bearbeitungsformular sitzt, ist keiner. Er hält, bis jemand denselben Datensatz über die Massenbearbeitung, die Programmierschnittstelle oder einen Konsolenbefehl anfasst.
Deshalb sitzt die Versiegelung im Datenmodell. Sie greift damit auf allen Schreibwegen gleich: Oberfläche, Massenbearbeitung, REST-Schnittstelle, Konnektoren, Konsole. Es gibt keinen Weg daran vorbei, auch keinen für uns.
Abgewiesen werden das Ändern von Inhalt und Metadaten, das Austauschen der Datei, das Verschieben in den Papierkorb und die endgültige Löschung. Möglich bleiben zwei Dinge: eine Sperrung setzen oder aufheben, und die Versiegelung selbst aufheben, mit Begründung und im Vier-Augen-Prinzip.
Der Versuch zählt auch
Jeder abgelehnte Schreib- oder Löschversuch an einem versiegelten Objekt erzeugt einen Protokolleintrag, mit Person, Zeitpunkt, betroffenen Feldern und Art des Versuchs.
Das ist kein Beiwerk. Ohne diese Einträge bliebe unsichtbar, dass es jemand probiert hat, und genau das ist im Zweifel die interessantere Information als die Tatsache, dass es nicht geklappt hat.
Warum die Sperrung ein Aktenzeichen hat
An einer Sperrung steht ein freies Feld für das auslösende Verfahren, etwa das Geschäftszeichen eines Gerichts oder einer Aufsichtsbehörde. Das klingt nach Formalie und ist der Unterschied zwischen einer nachvollziehbaren und einer unerklärlichen Ausnahme.
Eine Sperrung ohne Anlass ist in zwei Jahren nicht mehr auflösbar: Niemand weiß dann, ob das Verfahren noch läuft, und niemand traut sich, sie aufzuheben. So entstehen Bestände, die aus Vorsicht ewig liegen bleiben, obwohl das Löschkonzept etwas anderes sagt.
Ab Werk ausgeschaltet
Die automatische Versiegelung bei Freigabe lässt sich je Objektart einschalten, und sie ist ab Werk aus. Das ist eine bewusste Entscheidung: Bisher war ein freigegebenes Dokument uneingeschränkt änderbar. Ein Update, das die Versiegelung stillschweigend aktiviert, würde eingespielte Abläufe verändern, denn eine Korrektur nach der Freigabe bräuchte plötzlich ein Entsiegeln mit Begründung.
Auch bereits freigegebene Bestandsdaten bleiben unberührt. Wer einschaltet, entscheidet damit über künftige Freigaben, nicht rückwirkend über die Vergangenheit.
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