Zweimal gepflegt ist einmal falsch
Der Hauptprozess zeigt keine einzige Verknüpfung, obwohl er erkennbar kritisch ist. Alles hängt an den Teilprozessen. Warum Doppelpflege die schlechtere Antwort darauf ist und wie ein Prozess Verknüpfungen anzeigen kann, ohne sie zu besitzen.
In einer Business Impact Analyse steht früher oder später die Frage, welche IT-Systeme ein Prozess eigentlich braucht. Man öffnet den Hauptprozess, sieht in die Verknüpfungen und findet: nichts. Keine Systeme, keine Software, keine Informationen. Dabei ist der Prozess erkennbar kritisch.
Der Grund ist selten Nachlässigkeit. Die Verknüpfungen sind gepflegt, nur eben an den Teilprozessen. Dort arbeiten die Leute, dort ist bekannt, welches System welcher Schritt braucht. Der Hauptprozess darüber ist eine Klammer, und Klammern haben keine eigenen Daten.
Zwei schlechte Auswege
Der erste: alles zusätzlich am Hauptprozess hinterlegen. Dann stimmt die Gesamtsicht, aber jede Verknüpfung existiert zweimal. Und zwei Kopien derselben Aussage driften auseinander, sobald eine von beiden gepflegt wird. Nach einem Jahr weiß niemand mehr, welche die richtige ist.
Der zweite: alles nur noch am Hauptprozess führen. Dann ist die Gesamtsicht vollständig, aber die Teilprozesse sind leer und damit wertlos für jeden, der an einem einzelnen Ablauf arbeitet.
Anzeigen, ohne zu besitzen
Deshalb erbt der Hauptprozess. Hängen an eingebetteten Teilprozessen eigene Verknüpfungen, also Software, IT-Systeme, Netzwerke, Beschaffungen, Informationen, Informationsverbünde oder Verarbeitungstätigkeiten, dann erscheinen sie am übergeordneten Prozess automatisch mit. Gekennzeichnet mit dem Hinweis „aus Teilprozess", und ein Tooltip nennt den Teilprozess, aus dem der Eintrag stammt.
Gepflegt wird weiter genau an einer Stelle: am Teilprozess. Der Hauptprozess zeigt die vollständige Sicht, ohne sie zu besitzen. Damit ist die BIA-Frage beantwortbar, und trotzdem gibt es keine zweite Kopie, die veralten kann.
Ein Detail entscheidet darüber, ob das in der Praxis trägt: Einträge, die bereits direkt am Hauptprozess hinterlegt sind, werden nicht zusätzlich als geerbt angezeigt. Sonst stünde dasselbe System zweimal in der Liste, einmal direkt und einmal aus dem Teilprozess, und die Zahl unter der Tabelle wäre falsch.
Die zweite Ableitung
Nach demselben Muster laufen Normen und Standards. Sie werden nicht nur über die direkte Zuordnung erfasst, sondern zusätzlich über die verknüpften Informationsverbünde abgeleitet. Wer den Prozess mit einem Informationsverbund verbindet, der unter ISO 27001 fällt, muss die Norm nicht noch einmal am Prozess eintragen.
Was bewusst nicht in der Liste landet
Prozesse lassen sich grafisch als BPMN-Diagramm modellieren. Die einzelnen Diagrammknoten, also Start- und Endereignisse, Aufgaben und Gateways, bleiben dabei Bestandteil des Diagramms und werden nicht separat in der Prozessliste geführt. Nur klassisch angelegte Prozesse und echte Teilprozesse erscheinen als eigenständige Einträge.
Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist aber der Unterschied zwischen einer benutzbaren Prozessliste und einer mit vierhundert Einträgen, von denen dreihundertfünfzig „Exklusives Gateway" heißen. Ein Diagrammknoten ist eine Zeichnung, kein Prozess.
Wer den Prozess mit einem Start-Event modelliert, kann ihn über das Workflow Management ausführen lassen. Prozessdokumentation und ausführbarer Workflow greifen dann auf dieselbe Modellierung zu. Das ist die einzige Konstruktion, bei der dokumentierter und gelebter Prozess nicht auseinanderlaufen können, weil es sie nur einmal gibt.
Mehr auf der Modulseite zur Prozessmodellierung.
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